Donnerstag 14.12.2023

​​​​​​HELLA entwickelt seine Compliance-Richtlinien kontinuierlich weiter, um sie stetig zu verbessern. Hinzu kommen Anpassungsbedarfe aufgrund von neuen gesetzlichen Vorgaben. So muss HELLA seit der Mehrheitsübernahme von Faurecia etwa die Anforderungen des französischen Antikorruptionsgesetzes Sapin 2 erfüllen. Vor diesem Hintergrund wurde bereits zu Beginn des Jahres eine neue Antikorruptionsrichtlinie eingeführt, die Richtlinie für Geschenke und Bewirtung angepasst oder die Vorgaben zu Spenden und Sponsoring verbessert. Nun wird eine neue Richtlinie zum Umgang mit Interessenkonflikten eingeführt. Um darüber hinaus die aktuellen Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie zu erfüllen, wird ebenfalls die Richtlinie „Speak Up - tellUS!“ ergänzt.

Interessenkonflikt: Was ist das überhaupt?

Ein Interessenkonflikt bezieht sich auf eine Situation, in der eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ein persönliches Anliegen hat, das die Entscheidungen im Namen des Unternehmens beeinflussen oder zu beeinflussen scheinen könnte. Ein Konflikt könnte beispielsweise entstehen, wenn die Möglichkeit besteht, durch eine bestimmte Entscheidung einen persönlichen Vorteil zu erlangen, oder wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter oder ein Familienmitglied ein wirtschaftliches oder persönliches Interesse an einem Unternehmen hat, das möglicherweise mit FORVIA konkurriert oder in Geschäftsbeziehung mit FORVIA steht. Bei diesem Interesse kann es sich um ein finanzielles, wirtschaftliches, berufliches, politisches, persönliches oder ähnliches Interesse handeln.

Wie kann ich einen Interessenkonflikt offenlegen?

Die Richtlinie über Interessenkonflikte führt zwei Wege für die Offenlegung eines Interessenkonflikts ein: einen für „on spot“, also Sofort-Erklärungen, und einen weiteren für jährliche Erklärungen. Jeder Mitarbeitende kann eine „on spot“-Erklärung zu jeder Zeit unter Verwendung einer Vorlage abgeben. Diese ist auch im Intranet unter Compliance – Anti-Korruption - 8. Interessenkonflikte abrufbar. [Der Zugriff auf die Vorlage ist über den FORVIA-Account möglich]. Jährliche Erklärungen müssen hingegen diejenigen ausfüllen, die solchen Risiken stärker ausgesetzt sind, das betrifft etwa Positionen im Management, Vertrieb oder Einkauf.

Was passiert, wenn ein "potenzieller" Interessenkonflikt gemeldet wird?

Zunächst einmal: Der Prozess zielt darauf ab, potenzielle Konflikte zu identifizieren und effektiv zu lösen. Sobald die Mitarbeitenden die Erklärung abgegeben haben, wird der regionale/lokale Compliance Officer die Erklärung prüfen, um festzustellen, ob die Situation einen Interessenkonflikt darstellt oder nicht und bei Rückfragen direkt auf die Mitarbeitenden zukommen. Sollte ein Konflikt nicht behoben werden können, werden der Compliance Officer und die Personalabteilung mit dem Beschäftigten und dem jeweiligen Vorgesetzten zusammenarbeiten, um die nächsten Schritte festzulegen. Das Versäumnis, einen Interessenkonflikt rechtzeitig zu melden, kann disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen.

Was sind kritische Situationen von Interessenkonflikten?
 

• Die Verwendung von vertraulichen Unternehmensinformationen zum eigenen Vorteil
• Ein Verwandtschaftsverhältnis zu einem Stellenbewerber innerhalb Ihrer Organisation oder der hierarchischen Berichtslinie
• Die Teilzeitarbeit bei einer Firma, die zum Beispiel ein Produkt verkauft, das mit FORVIA oder seinen Tochtergesellschaften konkurriert Das Anbieten bezahlter Dienstleistungen für einen Kunden oder Lieferanten in der Freizeit
• Die Tätigkeit als leitender Angestellter oder im Vorstand eines Konkurrenten, Lieferanten oder Kunden von FORVIA oder eines seiner Tochtergesellschaften
• Die Entscheidung, von einem Lieferanten zu beziehen, an dem Sie ein persönliches oder finanzielles Interesse haben (z. B. Auswahl eines Beratungsunternehmens eines nahen Verwandten, um Geschäfte mit FORVIA oder einer Tochtergesellschaft zu tätigen).

Welche Inhalte sind in der neuen tellUS! Richtlinie zu finden?

Die Richtlinie unterstreicht zunächst einmal die Relevanz der Speak Up Kultur, das heißt, das Ansprechen von Fragen und Anliegen vor Ort im direkten Kontakt mit dem Management, der Personalabteilung oder anderen Funktionen. Sie beschreibt dann, wann, warum und wie Mitarbeitende den webbasierten Meldekanal tellUS! nutzen können und was nach einer Meldung passiert. 

Welche Neuerungen gibt es?

Neu hinzugekommen ist insbesondere ein Kapitel zum Hinweisgeberschutz (Vertraulichkeit und gegen Nachteile aufgrund der Meldung). Damit geht die Richtlinie auf die Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtlinie ein, wie sie insbesondere durch das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt wurde.

Hier geht es zu der tellUS! Richtlinie.
Und hier zu der neuen Richtlinie zu Interessenkonflikten.