Prozesse vereinfachen, Bürokratie abbauen, Mitarbeitende befähigen – das ist eine Aufgabe des Transformation Hubs. Nun wird eine der ersten Maßnahmen umgesetzt: höhere Freigabegrenzen für Waren und Dienstleistungen.

Mittwoch 18.06.2024
 

Es begann in der CEO-Auftaktrunde Mitte Januar 2024, in der folgendes Thema im Mittelpunkt stand: Wie lässt sich FORVIA HELLA schneller, agiler und damit fit für den herausfordernden Wettbewerb auf den internationalen Märkten machen? Der Königsweg lautet: Prozesse und Strukturen vereinfachen, Bürokratie abbauen, Mitarbeitende befähigen. Unter diesem strategischen Dach schnürten die Teilnehmenden verschiedene Arbeitspakete, die in einem neu gegründeten Transformation Hub gebündelt und konsequent vorangetrieben werden. Ein Arbeitspaket widmet sich dem Thema ‚Lean Work‘. Unter der Leitung von Sponsor Stefan van Dalen und Heiko Lässig sowie den Projektleiterinnen Diana Toda und Delia Lazarov werden Ideen und Maßnahmen zur Verschlankung von Strukturen und Prozessen entwickelt, die das gesamte Unternehmen schneller, flexibler und damit anpassungsfähiger an volatile Märkte machen.

Workflows im Fokus

„Ein Fokusthema von Lean Work ist die Optimierung der schier unzähligen Workflows im Unternehmen“, erklärt Stefan van Dalen. „Dort gibt es viele Ansatzpunkte, um mit relativ geringem Aufwand rasch spürbare Verbesserungen zu erzielen.“ Heiko Lässig ergänzt: „Wir haben uns auf Bereiche mit besonders vielen Freigaben konzentriert und dort gezielt nach Potenzial für Verschlankungen gesucht“. Eines dieser Potenziale wurde im Electronic Procurement Workflow (ePW) gefunden. Allein hier werden im Jahr ca. 50,000 Anträge gestartet, die aufgrund der vielen Freigabeschritte viel zu lange bis zur finalen Genehmigung brauchen.

Mehr Tempo, mehr Eigenverantwortung

Bisher hatte das oberste Management das letzte Wort bei vielen kostenrelevanten Einkaufsentscheidungen. Doch nicht immer sind alle Details bekannt. Deshalb waren meist mehrere Schleifen nötig, um offene Fragen zu klären und die nötigen Informationen für die Entscheidungsfindung zusammenzutragen. So nahmen Kostenfreigaben in der Regel viel Zeit in Anspruch – Zeit, die sich deutlich sinnvoller nutzen lässt. Genau hier setzte das Team um Stefan van Dalen und Heiko Lässig an: „Es macht einfach Sinn, einen größeren Teil der Freigabeprozesse von der obersten Ebene ins mittlere Management zu verlagern“, erklärt Heiko Lässig. „Denn die Kolleginnen und Kollegen sind näher am Tagesgeschäft und können deshalb viel schneller entscheiden. So gewinnen die Freigaben und alle anschließenden Prozesse deutlich an Tempo.“ Ein weiterer Vorteil liegt in der Wertschätzung, die den Mitarbeitenden mit der Übertragung zusätzlicher Verantwortung entgegengebracht wird. „Wir befähigen die Mitarbeitenden außerhalb der obersten Ebenen, mehr Dinge selbständig und eigenverantwortlich zu entscheiden“, sagt Stefan van Dalen. „Das vermittelt Vertrauen und trägt sicher auch zur Motivation bei.“

Umverteilung in Millionenhöhe

Konkret sind die Obergrenzen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen auf allen Freigabeebenen, teils massiv, erhöht worden. Die verschiedenen freigabeberechtigten Ebenen – Management Board, oberer Führungskreis, Standortleiter (Werk oder R&D-Standort) bzw. Zentralbereichsleiter, Senior Manager und Abteilungsleiter – verzeichnen Anstiege von bis zu 400 Prozent. So durfte ein Standort- oder Zentralbereichsleiter bisher Kosten von bis zu 200.000 Euro freigeben. Mit den neuen Grenzen sind nun bis zu 750.000 Euro möglich. Abteilungsleiter, die bisher Kosten in Höhe von maximal 75.000 freigeben durften, haben nun eine Budgetobergrenze von 375.000 Euro. Mit der neuen Regelung werden rund 80 Prozent der Freigaben von der obersten Managementebene in die nachgelagerten Ebenen verschoben. So überzeugt die erste Maßnahme des Lean Work-Teams auf der ganzen Linie: Sie spart Zeit, vermittelt Wertschätzung und eröffnet vielen Beteiligten die Möglichkeit, eigenverantwortlicher zu arbeiten. Die neuen Grenzen sind seit dem 15. Juni 2024 gültig und automatisch in den elektronischen Systemen hinterlegt.