2023 wird das HELLA Geschäftsjahr auf das Kalenderjahr umgestellt. Warum erfolgt die Umstellung und was ist damit alles verbunden? Ein Blick hinter die Kulissen.

_{Donnerstag 13.10.2022}

​Warum verläuft das HELLA Geschäftsjahr von Juni bis Mai? Diese Frage haben sich schon viele gestellt. Bei den meisten Unternehmen ist das Geschäftsjahr deckungsgleich mit dem Kalenderjahr, so auch bei Faurecia. Warum es bei HELLA anders verläuft, ist heute nicht mehr im Detail nachvollziehbar. Im Zuge der engeren Zusammenarbeit mit Faurecia kommt es nun zu einer Angleichung. Zwei unterschiedliche Geschäftsjahresverläufe hätten einen erheblichen Mehraufwand bedeutet, weil Zahlen doppelt erhoben und zusätzliche Berichte erstellt werden müssen. Deshalb wurde im Rahmen einer außerordentlichen Hauptversammlung Ende April 2022 beschlossen, das HELLA Geschäftsjahr ab 2023 auf das Kalenderjahr umzustellen.

Großes Projektteam involviert

Ein großes Projektteam von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den Bereichen IT, Finanzen und Controlling sowie Legal und Tax arbeitet bereits an der Umstellung. „Zahlreiche Bereiche und Gesellschaften sind weltweit von der Umstellung betroffen“, berichtet Sebastian Schubert, der als Project Director den IT Stream des Projekts Geschäftsjahresumstellung verantwortet. „Dies ist eine große Herausforderung. So hatten wir zum Beispiel gleich zu Beginn des Projekts rund 2000 Data Warehouse Reports, die zunächst analysiert werden mussten. Im Anschluss mussten die betroffenen Reports bis Ende des Jahres nach und nach umgestellt werden.“

Simona Micut koordiniert als Financial Processes Specialist von Giarmata in Rumänien aus die Tests für die Geschäftsjahresumstellung. „Ich bin dafür verantwortlich, den an der Umstellung beteiligten Gesellschaften und Abteilungen genau zu erläutern, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt notwendig sind und wie wir diese einleiten werden. Das Projekt ist sehr komplex, aber auch sehr interessant. Ich lerne eine Menge Neues dazu. So erstelle ich zum Beispiel Testfälle im Finanzbereich, um zu prüfen, ob die umgestellten Systeme wie gewünscht funktionieren. Routine gibt es keine, jeder Tag bringt neue Herausforderungen mit sich, je nachdem in welcher Phase des Projektes wir uns gerade befinden.“

Umstellung in drei Projektphasen

Das Projekt Geschäftsjahresumstellung ist in drei Phasen aufgebaut. „Während der ersten Phase haben wir vier kleinere Systeme umgestellt und anschließend mit Key Usern aus den Gesellschaften Tests durchgeführt, ob die Systeme ohne Komplikationen laufen“, sagt Irina Elena Miulescu, die als Projektmanagerin auf Seiten der IT die Umstellung begleitet. „Anfang August sind die ersten produktiven Systeme live geschaltet worden. Während der zweiten Phase wurden bis Mitte September nicht nur weitere größere Systeme umgestellt, sondern auch Verbesserungen umgesetzt, die sich nach der ersten Projektphase ergaben. In der dritten und letzten Phase, die im September begonnen hat, werden besonders komplexe System wie das S4-System umgestellt. Diese komplexen Systeme sind zum Schluss an der Reihe, damit wir die Erkenntnisse aus den ersten Phasen umsetzen können.“

Cosmin Gheorghe Feraru ist Financial Investment Consultant in Craiova und dafür zuständig, dass die alten Geschäftsjahresvarianten in den Systemen mit der neuen Variante ersetzt werden. „Ich bin im Rahmen des Projektes für die Änderung der Einstellungen in den Systemen verantwortlich. Dafür sind unterschiedliche technische Schritte notwendig, je nachdem, ob es sich um Systeme des Data und Business Warehouses, der Finanz-, Controlling- oder Auditabteilung handelt. Ich erstelle die neue Geschäftsjahresvariante im System und ordne sie den unterschiedlichen Gesellschaften zu. Wir haben mehr als 70 Gesellschaften im HELLA Netzwerk, da gibt es also viel zu tun, aber bisher ist alles ohne größere Komplikationen über die Bühne gegangen.“

„Eine Geschäftsjahresumstellung kommt selten vor“, sagt Sebastian Schubert. „Somit gibt es hierfür auch keine etablierten Standardanwendungsfälle. Umso größer ist die Leistung des Teams einzuschätzen. Daher möchte ich allen Beteiligten schon jetzt ganz herzlich für den Einsatz sowie das hohe Engagement danken.“